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Nos conseils pour bien gérer ses archives

L’archivage pour une entreprise est une obligation légale. Vous devez conserver un certain nombre et type de documents sur plusieurs années. Pour les particuliers, l’archivage a le même intérêt, ou encore plus avec les feuilles de paies, chômages. Voici nos conseils pour bien gérer vos archives aussi bien physiquement que numériquement.

Que vous soyez un particulier ou un professionnel, l’un des conseils qui sera utile dans tous les cas, c’est de le faire régulièrement pour ne pas être débordé de documents et perdre trop de temps.

Comment archiver ses documents importants physiquement

 La première chose à faire si cela n’est pas déjà fait, dater le document. Pour cela, professionnels ou particuliers, l’achat d’un tampon va s’avérer très utile. Il existe de nombreux modèles de tampons dateur. Il faut ensuite catégoriser vos documents en créant des dossiers par exemple factures ou par thème administratif. Si possible à l’intérieur même des dossiers les ranger par ordre chronologique ou alphabétique. Plus vous prenez du temps et êtes rigoureux, plus vous serez efficient dans la recherche d’anciennes factures par exemple.

Comment archiver ses documents importants numériquement

Nous allons garder les mêmes bases que le paragraphe précédent, c’est-à-dire, de bien dater les documents, de bien les classer (ce qui est bien plus simple à faire sur informatiquement).  Il y a des choses à savoir par contre quand on fait de l’archivage numérique. D’un point de vue juridique, un document qui a été scanné par vos soins n’aura pas la même valeur qu’un original. En revanche, si vous l’avez reçu directement par voie numérique, là, toute sa valeur sera conservée.

Pour garantir un archivage en toute sécurité, dupliquez vos dossiers sur un cloud, un disque dur externe en plus de votre ordinateur. Une faille informatique, un ordinateur qui tombe en panne, ou un vol de celui-ci, vous devez être prêt en toutes circonstances. Et même faire un deuxième archivage papier.

Nous vous avons donné des techniques de classement, mais pour être plus performant, le système de classification doit venir de vous, de vos méthodes. Il est important que votre classification soit facile d’utilisation pour vous. Sinon vous aurez perdu beaucoup de temps à le faire et vous en perdrez de nouveau quand vous chercherez un document. L’archivage doit être une aide et non un calvaire.

Nous avons séparé les deux types d’archivages pour faciliter les explications mais il est vrai et courant que les deux façons soient utilisées pour garantir plus de sécurité.

 

 

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